L’une des leçons de carrière les plus importantes que nous pouvons apprendre est que travail n’est pas synonyme de e-mail. Traiter le courrier électronique comme l’outil qu’il est plutôt que d’en faire la solution ultime, l’alpha et l’oméga est essentiel pour apporter un peu de bon sens à nos jours. Pour beaucoup d’entre nous qui vivent maintenant dans ce monde de travail virtuel toujours actif, nos boîtes de réception peuvent donner l’impression qu’elles dirigent nos vies. Si vous commettez ces erreurs d’e-mail, c’est le bon moment pour réinitialiser.
1. La catastrophe du « répondre à tous »
Il n’y a pas d’horreur comme l’horreur d’une réponse-tout échoue. Qu’il s’agisse de votre erreur ou que vous soyez témoin de la défaillance rapide du doigt de quelqu’un, c’est douloureux. Si possible, entraînez-vous à sortir de toute habitude de réponse à tous. Faites d’une seule réponse votre réponse générale par défaut, et chaque fois que vous êtes enclin à répondre à un groupe, demandez-vous : « Est-ce que tout le monde sur cette note a vraiment besoin d’agir ou d’être immédiatement informé de ce développement ? » La réponse est presque toujours non.
2. Plats à emporter peu clairs
Le courrier électronique est un catalyseur, pas une tâche en soi. Dans cet esprit, essayez de rester discipliné et de ne pas envoyer d’e-mails sans un appel clair à l’action. Les destinataires doivent-ils planifier une réunion ? Prendre une décision? Agir sur un besoin client ? Comme vous le feriez pour toute autre communication convaincante, fermez votre e-mail avec l’élément d’action exact dont vous avez besoin de la part de quelqu’un, en utilisant son nom, ce que vous attendez et dans quel délai. « Amy, pourriez-vous être sûr d’appeler le client avec cette mise à jour avant 17h demain et de me faire part de sa réponse? »
3. Des e-mails super longs
De la même manière que de nombreuses réunions « auraient pu être un e-mail », nous nous retrouvons parfois dans une chaîne d’e-mails qu’un appel rapide ou une réunion pourrait résoudre. Si vous vous retrouvez avec trois ou quatre réponses dans une conversation de groupe, suggérez de couper le fil et de mettre tout le monde au téléphone pour un « caucus ». Utilisez le temps pour conduire vers des décisions ou une clarté, et gardez-le 15 minutes maximum.
4. Se tromper de ton
Être trop formel ou trop décontracté peut faire exploser un e-mail. En règle générale, moins vous avez travaillé directement avec une personne, plus vous devriez avoir une approche de messagerie formelle et professionnelle. L’ancienneté compte aussi ici. Le patron de votre manager, ou d’autres personnes au sein de l’organisation, devraient faire de votre mieux pour envoyer un e-mail, même s’il s’agit d’une demande rapide. Il est également important d’apporter un peu d’humanité à vos e-mails à mesure que votre relation avec les gens se développe au fil du temps. « J’espère que vous avez passé un bon week-end! » peut aller loin avec un collègue plus proche lorsque vous lancez une note sur un besoin tôt le lundi matin.
5. Ne pas dormir dessus
S’il y a une once de controverse dans votre note et que vous n’avez pas besoin de l’envoyer immédiatement, dormez dessus. Je n’ai pas encore rencontré un e-mail que je n’ai pas amélioré en lui donnant encore 18 heures pour réfléchir. Même si vous ne rédigez pas activement une nouvelle note, vous vous êtes éloigné d’une réponse éventuellement passionnée ou d’une question compliquée, et votre subconscient y reviendra avec une meilleure version.
6. Abus de Cci
BCC est une bête délicate. Il y a certainement une once d’embarras lorsqu’un destinataire se rend compte qu’il n’était pas en copie réelle, mais répond à une note plus longue. Soyez vraiment attentif à vos motivations pour l’utiliser. Si vous essayez de garder un message privé, un transfert avec une note avec mise en garde peut être préférable. Une autre façon intelligente d’utiliser BCC est d’attirer l’attention sur le déplacement des personnes dans la ligne BCC et d’annoncer le geste. « Pendant que nous faisons des allers-retours sur les détails de la réunion, déposons Sarah et John sur BCC pour épargner leurs boîtes de réception ! Nous reviendrons avec un plan final.
7. Laisser la ligne d’objet statique
Surtout après les vacances, les tas de réponses liées au même sujet sont épouvantables. (Le fonctionnalité de nettoyage dans Microsoft peut aider.) Cependant, c’est toujours une telle joie lorsque vous avez trouvé une note où quelqu’un s’est donné la peine de modifier le sujet. Avez-vous ajouté une pièce jointe ? « Avec les notes de réunion » est ajouté à la ligne d’objet. Est-ce que quelqu’un donne une nouvelle perspective? « Y compris l’équipe d’audit pour commentaires. » Ces petites pépites sont aussi ma propre piste utile pour trouver où les idées divergent dans une montagne d’e-mails envoyés.
8. Ignorer les fuseaux horaires et les jours fériés
L’un des blocs de signature les plus réfléchis que j’aie jamais vu comprenait la ligne « J’envoie cet e-mail car il me convient et correspond à mon fuseau horaire. Je n’attends pas de réponses en dehors de vos heures normales de travail, sauf indication expresse. » Dans notre monde particulièrement global, il peut être difficile de rester au courant des fuseaux horaires, des déménagements et des vacances personnelles respectifs des gens. Ajouter une indication que vous savez qu’ils peuvent être occupés autrement et indiquer clairement vos échéanciers est à la fois professionnel et courtois.
9. Être le premier à répondre
Il y a certainement des moments où vous êtes le meilleur pour intervenir avec un ajout ou une réponse. Cependant, la plupart du temps, s’épargner car la première réponse rapporte des dividendes. Premièrement, si nous gérons vraiment notre journée de travail comme si le courrier électronique n’était pas notre travail, vous ne devriez pas être dans votre courrier électronique toute la journée. Cela signifie que, de manière réaliste, des heures peuvent s’écouler avant que vous n’obteniez un e-mail. Essayez de tester les eaux d’une petite manière ici si attendre les réponses vous semble inconfortable. Commencez par des notes où vous vous trouvez dans un groupe de répondants. Vous trouverez peut-être surprenant de voir à quel point les gens sont autonomes ou à quel point une conversation avance efficacement sans que vous ayez besoin d’intervenir.
10. Précipiter l’envoi
« Rushing the send » est la soeur d’être le premier à répondre. Lent. Bas. Nous parcourons tous des millions de kilomètres à l’heure ces jours-ci, mais prendre quelques minutes supplémentaires pour éditer quelque chose est extrêmement bénéfique. Est-ce que toutes les bonnes personnes sont sur cet e-mail ? A-t-il un objectif clair et exploitable ? Est-ce aussi long que nécessaire, mais aussi court que possible ? Vous donner une petite liste de contrôle personnalisée avant de cliquer sur envoyer peut affiner vos compétences en communication et votre profil professionnel.